Les coordonnées sont stockées dans le World Geodic System 1984 (WGS 84). Il s'agit donc de coordonnées géographiques "normales" dans le format de degrés, minutes, secondes. Ce système de référence est valable dans le Monde entier. Pour l'Allemagne, des écarts allant jusqu'à 200 m peuvent être constatés, puisque historiquement pour la cartographie de ce pays un autre système de référence est utilisé (Potsdam Datum; Deutsches Hauptdreiecksnetz). Les intersections de la grille-TK25 (lignes bleues) ont donc en apparence des coordonnées minimalement "fausses" (par exemple, 8 ° 29'56 "E / 53 ° 29'54" N au lieu de 8°30 E / 53°30 N). Le maillage de la TK25 et les champs de minute sont toujours correctes! Comment tenir compte de la différence entre les représentations cartographiques dans un Système d'Information Géographique (SIG), est expliquée séparément. Pour plus d'informations sur le WGS84 et la différence par rapport à Potsdam Datum, veuillez trouver plus d'informations à http://de.wikipedia.org/wiki/World_Geodetic_System_1984

La différence entre les coordonnées émises par le World Geodesic System 1984 (WGS 84) et ETRS89 (Europäisches Terrestrisches Referenzsystem 1989) est inférieure à un mètre. Les deux systèmes peuvent donc être considérés comme identiques. Pour de plus amples informations, veulliez consulter p.e. http://de.wikipedia.org/wiki/EuropC3%A4isches_Terrestrisches_Referenzsystem_1989 sowie bei http://support.esri.de/files/support/FAQs.pdf

Officiellement Helgoland est une commune du cercle Pinneberg dans Schleswig-Holstein. Dans ornitho.de, un nouveau cercle à été créé pour "Helgoland" qui se trouve dans le pays fédéral "AWT" (zone économique exclusive). Cet arrangement présente plusieurs avantages. Premièrement, les données peuvent être différenciées plus fidèlement entre le cercle Pinneberg sur le continent et l'île Helgoland en mer. Par ailleurs, les observations d'espèces rares nécessitant une documentation pour la commission avifaunistique de Helgoland seraient sinon attribuées au pays fédéral Schleswig-Holstein et ainsi à sa commission avifaunistique AK-SH/HH.

La zone économique exclusive (AWZ) est définie officiellement en tant que zone au-delà de la mer territoriale jusqu'à une distance de 200 miles nautiques de la côte. Cependant, dans la mer baltique, cette zone est très petite et n'a donc été intégré dans un plan régional qu'en 2009, suite à des procédures d'autorisation pour parcs éoliens offshore. Dans ornitho.de, l'"AWZ" de la mer baltique a été attribué aux pays fédéraux de Schleswig-Holstein et de Mecklembourg-Vorpommern (ces données peuvent néanmoins être recherchées séparément). Un avantage de cette réaffectation est une responsabilité claire des commissions avifaunistiques dans la mer baltique.

Les coordinateurs régionaux et spécialistes d'une espèce jouent une tâche centrale et importante dans ornitho.de: ils attribuent des noms aux lieux-dits et vérifient les messages entrants quand à leur plausibilité. S'ils considèrent une observation comme douteuse, il demandent l'observateur de façon amicale de plus amples informations. Les coordonnateurs régionaux et les spécialistes d'une espèce sont personnes autorisés par le comité de gestion compétent en consultation avec la DDA et en règle générale proposés par les partenaires professionnels, et qui sont familiers avec la fréquence, l'apparition et la distribution potentielles des espèces d'oiseaux dans leur "territoire". Ils connaissent la majorité des observateurs actifs, afin de pouvoir évaluer la plausibilité des observations. Les coordonnateurs régionaux et les spécialistes d'une espèce sont listés dans "Qui a quel droit, qui a quelle fonction?".

Pour se renseigner comment devenir un coordonnateur régional, veuillez vous reporter à la fiche ornitho.de n° 2 (version allemande uniquement - "Mitarbeit als Regionalkoordinator bei ornitho.de"), qui se trouve sous le menu "Utilisation d'ornitho.de".